Présentation de l'outil
L'administratif de la vente d'un véhicule, de la signature du bon de commande à la remise des clés.
Pour Elias et Julien · 29 septembre 2026 · d'après le cahier des charges fonctionnel
Ce que fait Miatrix
Il reçoit un lien pour chaque démarche, sans créer de compte. Le logiciel le relance s'il tarde.
Chaque pièce, chaque consigne et chaque commentaire restent dans le dossier.
Le logiciel prévient la bonne personne à chaque étape, et propose l'action suivante.
Aujourd'hui, le secrétariat travaille sur papier et reçoit des dossiers incomplets. Désormais, un dossier ne peut pas être validé tant qu'une pièce manque.
Les acteurs
Ouvre le dossier, vérifie les pièces du client, le soumet au chef des ventes.
Valide chaque dossier, commande le véhicule, pilote son équipe.
Prend le relais après la validation : paiement, immatriculation, livraison.
Agit seulement par les liens qu'il reçoit : dépôt, signature, créneau.
Voit son planning et prépare le véhicule avant la livraison.
Fait les essais et la mise en main. Présent dans certaines concessions.
Suivent les indicateurs de leur site ou de leur zone, et peuvent commenter. Sans chef des ventes, le directeur de concession valide.
Envoie les liens, relance, prévient, propose l'étape suivante. Ne décide jamais seul.
Hors de Miatrix : la marque, le financier, le transporteur et l'administration des cartes grises. L'équipe reporte dans le dossier ce qu'ils répondent.
Le parcours d'une vente
1
Le commercial ouvre, le client dépose, le chef des ventes valide.
2
Commande du véhicule, virement, signature du mandat, transport.
3
Carte grise provisoire, choix du créneau, préparation, remise des clés.
4
Avis du client, archivage, puis rappel du renouvellement.
Le cas de référence : un véhicule neuf payé comptant, sans reprise. Les autres cas ajoutent ou retirent des étapes, présentées plus loin.
Temps 1 sur 4
Commercial
Après la signature du bon de commande, il saisit le client, le véhicule, le paiement et la date de livraison prévue.
Client
Par le lien reçu à l'ouverture, sans créer de compte. La liste dépend de son profil et de son mode de paiement. Le logiciel le relance s'il tarde.
Commercial
Il valide ou refuse, avec un motif. Le client reçoit aussitôt un lien pour remplacer les pièces refusées.
Chef des ventes
Pièce par pièce. Validé, le dossier passe au secrétariat. Rejeté, il revient au commercial avec le motif.
Deux regards obligatoires, le commercial puis le chef des ventes. Le logiciel ne valide jamais une pièce seul.
Temps 2 sur 4
Chef des ventes
Sur l'outil de la marque, s'il faut le commander à l'usine. Il ajoute la preuve de commande et celle de la contremarque.
Secrétariat
Le logiciel le lui rappelle au bon moment. Il saisit le montant du bon de commande, et le logiciel l'envoie au client avec le RIB.
Client
Une fois l'argent reçu, il signe au doigt le mandat qui permet à la concession d'immatriculer.
Secrétariat
S'il est ailleurs, le logiciel prépare le courriel au transporteur. On déclare son arrivée à la concession.
Tant que le véhicule n'est pas là, le logiciel demande chaque semaine où il en est, et son numéro de châssis.
Temps 3 sur 4
Secrétariat
Sur ses outils habituels, une fois le véhicule sur le parking. Il ajoute la carte grise provisoire.
Client
Parmi trois ou quatre dates, comme un sondage. Il reçoit sa carte grise provisoire et envoie son assurance.
Préparateur
D'après l'ordre du secrétariat : prestations vendues, consignes. Il le déclare prêt, et toute l'équipe le sait.
Responsable
La personne désignée fait signer les documents de livraison, les numérise, et déclare le dossier livré.
Le responsable de livraison est un commercial, le secrétariat, ou l'expert si la concession l'autorise.
Temps 4 sur 4
Logiciel
Un lien vers la page Google de la concession, et l'enquête de la marque quand elle existe.
Logiciel
Dans un coffre-fort numérique, cinq ans. S'il manque encore une pièce, il attend qu'elle arrive.
Commercial
Sept mois avant l'échéance, avec un résumé du client. Au comptant, 30 mois après la livraison.
Client
Un nouveau dossier s'ouvre, et le parcours recommence au temps 1.
Le renouvellement se suit en quatre états : à contacter, proposition faite, commande signée, perdu.
Le client
1
Ses pièces, dès l'ouverture du dossier.
2
Les pièces refusées, avec le motif.
3
Le mandat pré-rempli, signé au doigt, une fois l'argent reçu.
4
Sa date de livraison, et sa carte grise provisoire.
5
Son attestation, une fois le créneau fixé.
6
Google et l'enquête de satisfaction.
Il montre où en est le dossier. Un message annonce chaque grande étape, et la date de livraison prévue reste à jour. Le client n'a jamais à relancer son commercial.
Les autres cas
Ce que voit chacun
| Qui | Ce qu'il voit |
|---|---|
| Commercial | Ses dossiers et ses clients, rien d'autre |
| Chef des ventes | Tous les dossiers de son périmètre, rangés par commercial, avec leur étape |
| Secrétariat | Tous les dossiers de la concession ou du site ; il agit après la validation |
| Préparateur | Son planning et ses ordres de préparation, jamais un dossier |
| Expert | Le planning des livraisons et les ordres de préparation de sa concession |
| Directeur de concession | Les indicateurs de son site, et chaque dossier du site en lecture |
| Directeur supérieur | Les indicateurs de sa zone, et le statut des dossiers, jamais les pièces |
| Client | Son propre dossier, par son lien de suivi |
Le pilotage
Les bons de commande signés dans le mois.
Les véhicules immatriculés dans le mois, même livrés plus tard.
Les véhicules remis au client dans le mois.
Combien de dossiers à chaque étape, lesquels bloquent, et le temps moyen passé à chaque étape.
Le chef des ventes saisit les siens et fixe ceux de chaque commercial. Le commercial voit où il en est de ses paliers.
En cours de mois, des projections, présentées comme telles. À la fin, le chef des ventes valide les chiffres définitifs.
Les limites de l'outil
Il n'immatricule pas : le secrétariat garde ses outils habituels.
Il ne commande pas à l'usine : le chef des ventes passe par l'outil de la marque.
Il ne parle jamais au financier : l'équipe reporte sa réponse.
Il ne calcule aucun prix, et n'expertise pas les reprises.
Il ne gère pas le stock de véhicules.
Il ne valide jamais une pièce seul : une personne décide toujours.